Việc phản hồi trong môi trường công sở là cần thiết để giúp mỗi người hiểu thêm về bản thân, phát triển năng lực, từ đó tăng hiệu suất cho tổ chức. Tuy nhiên, nếu thực hiện chưa hiệu quả, lời phản hồi rất dễ bị nhìn nhận thành lời chỉ trích cá nhân và gây ra những xung đột không đáng có.
Trái lại, lời phản hồi hiệu quả thường mang tính xây dựng và không khiến người nghe cảm thấy bị công kích. Nhân viên nhận được phản hồi hiệu quả sẽ cảm thấy được hỗ trợ và có thêm động lực để phát triển bản thân trong công việc. Bài viết sau đây cung cấp 4 bước đưa ra phản hồi một cách hiệu quả nhằm tránh xung đột, cải thiện sự gắn kết trong đội ngũ, và xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh.
Bước 1: Chuẩn Bị Cho Việc Phản Hồi
Bước đầu tiên trong việc phản hồi hiệu quả đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ càng về nội dung, thời gian, và địa điểm đưa ra phản hồi, bao gồm:
Xác định mục đích phản hồi: Hãy xác định mục đích của việc phản hồi để có thể lựa chọn cách thức phản hồi hiệu quả. Mục đích phản hồi có thể bao gồm việc góp ý để đồng nghiệp cải thiện điểm chưa tốt, khuyến khích họ phát huy điểm mạnh, hoặc giải quyết bất đồng quan điểm song phương.
Thu thập những tình huống cụ thể: Phản hồi hiệu quả đòi hỏi bạn cần truyền đạt một cách rõ ràng, chi tiết để người nhận có thể hiểu rõ ý kiến phản hồi. Do đó, hãy dành thời gian liệt kê những tình huống cụ thể đã diễn ra liên quan đến vấn đề bạn muốn phản hồi.
Quản lý cơn tức giận: Nhằm tránh xung đột không đáng có, trước khi đưa ra phản hồi, bạn hãy tự quan sát cảm xúc bản thân và điều chỉnh nếu cần. Hãy đảm bảo rằng bạn đang ở trạng thái bình tĩnh, khách quan và sẵn sàng cho việc phản hồi. Hãy tránh đưa ra phản hồi khi bạn đang trải qua những cảm xúc mạnh mẽ như nóng giận, buồn bã.
Sắp xếp địa điểm phù hợp: Địa điểm phù hợp cho việc phản hồi hiệu quả là một nơi kín đáo, yên tĩnh, không bị gián đoạn bởi những yếu tố gây nhiễu. Hãy tránh phản hồi ở địa điểm đông người, hoặc phản hồi trước những cá nhân không liên quan đến tình huống. Điều này giúp tạo sự an toàn về tâm lý cho cả người đưa ra phản hồi lẫn người nhận phản hồi.
Lựa chọn thời điểm thích hợp: Hãy lựa chọn một thời điểm thích hợp cho cả người nghe lẫn người nhận phản hồi. Hãy dành một khoảng thời gian đủ dài để việc phản hồi không bị gấp rút, cũng như tránh đưa ra phản hồi trong những thời điểm nhạy cảm.
Bước 2: Sử Dụng Mô Hình Phản Hồi:
Sau khi đã chuẩn bị kỹ càng, bạn có thể sử dụng một số mô hình phản hồi hiệu quả, bao gồm (Bommelje, 2012; Hardavella et al., 2017)
Mô hình SBI (Tình huống - Hành vi - Ảnh hưởng): Dựa trên mô hình này, trước tiên bạn hãy nêu rõ bối cảnh, tình huống cụ thể mà hành vi đã diễn ra, nhằm tránh việc miêu tả chung chung. Tiếp theo, bạn hãy đưa ra phản hồi với hành vi cụ thể trong bối cảnh đó, tránh các nhận xét chủ quan. Cuối cùng, hãy nêu rõ hành vi đó đã ảnh hưởng ra sao đến bạn, đội ngũ, dự án, hoặc tổ chức.
Mô hình bánh mì sandwich: Mô hình này khuyến khích bạn hãy bắt đầu và kết thúc việc phản hồi bằng cách chỉ ra những điểm tốt mà đối phương đã thể hiện. Sau đó, hãy xen kẽ những phản hồi góp ý về những điều họ làm chưa tốt. Phương pháp này giúp người nghe giảm thiểu stress và dễ dàng tiếp nhận phản hồi.
Mô hình phản hồi theo trình tự thời gian: Phản hồi theo trình tự thời gian tập trung vào việc phản ánh các quan sát về hành vi đối phương theo thứ tự thời gian, nhắc lại các sự kiện đã diễn ra và đưa ra phản hồi từ đầu đến cuối. Phương pháp này giúp bạn đưa ra phản hồi một cách chi tiết và không bỏ lỡ những điểm quan trọng cần phản hồi.
Mô hình Pendleton: Đây là một mô hình tập trung vào việc xác định kế hoạch hành động cho việc phản hồi. Mô hình này đề xuất việc sử dụng câu hỏi mở, củng cố những điểm mạnh, và đề xuất những điểm cần cải thiện. Sau đó, cả người đưa ra phản hồi lẫn người nhận phản hồi cần thống nhất một kế hoạch hành động chung để quản trị sự thay đổi. Điều này giúp người nhận phản hồi có cơ hội phản ánh và đưa ra đề xuất cải thiện.
Bước 3: Đưa Ra Phản Hồi Hiệu Quả
Trong quá trình đưa ra phản hồi, bạn hãy sử dụng những phương pháp giao tiếp sau để giúp việc phản hồi được hiệu quả:
Tập trung vào hành vi: Hãy dùng ngôn ngữ tập trung vào hành vi thay vì cá nhân để tránh tạo cảm giác công kích. Ví dụ, bạn hãy nói “Bài báo cáo vừa rồi chưa được rõ ràng” thay vì “Em viết bài báo cáo này không rõ ràng”. Điều này giúp nhân viên vượt qua nỗi sợ nhận phản hồi.
Sử dụng đại từ nhân xưng ở ngôi thứ nhất: Hãy sử dụng đại từ nhân xưng ở ngôi thứ nhất như Tôi/Anh/Chị khi đưa ra phản hồi để tránh tạo ấn tượng đang đổ lỗi cho người đối diện. Ví dụ, thay vì nói “Em trình bày như vậy là không tốt”, hãy nói “Chị thấy em nên chỉnh sửa bố cục bài trình bày này”.
Lắng nghe ý kiến từ người nhận phản hồi: Hãy kiên nhẫn lắng nghe phản ánh từ người nhận phản hồi để đảm bảo các quyết định đưa ra sau phản hồi là công bằng và khách quan nhất có thể. Lắng nghe không phán xét cũng sẽ giúp bạn trở nên thấu cảm, hỗ trợ nhân viên, và chăm sóc đội nhóm hiệu quả hơn.
Giữ việc phản hồi ngắn gọn: Để việc phản hồi được hiệu quả, hãy tránh nói dài dòng, lê thê. Hãy phản hồi một cách ngắn gọn, tập trung vào những điểm chính để truyền đạt đầy đủ nội dung một cách hiệu quả, đặc biệt là khi đề cập đến các vấn đề quan trọng.
Duy trì thái độ tôn trọng: Hãy cố gắng giữ thái độ bình tĩnh và tôn trọng, dù ý kiến song phương có thể trái ngược nhau. Kể cả khi cần đưa ra những phản hồi góp ý nghiêm trọng, bạn hãy giữ thái độ bình tĩnh, nhìn nhận những nỗ lực của đối phương, và cố gắng đưa ra phản hồi một cách khách quan.
Rèn luyện sự kiên nhẫn: Sau khi đã đưa ra phản hồi hiệu quả, bạn cần kiên nhẫn cho đối phương thời gian để thực hiện sự thay đổi. Bạn cũng có thể bàn bạc với đối phương một mốc thời gian hợp lý mà bạn mong muốn thấy được sự thay đổi. Hãy lên kế hoạch định kỳ để theo dõi họ đã thay đổi như thế nào và đề xuất thêm các phương án hỗ trợ họ nếu cần.
Bước 4: Kết Thúc Việc Phản Hồi
Sau khi đã đưa ra lời phản hồi, bạn hãy kết thúc việc phản hồi bằng những phương pháp sau:
Kết luận bằng lời động viên: Hãy bắt đầu việc kết luận phản hồi bằng một lời động viên. Hãy cảm ơn họ vì đã lắng nghe, đón nhận phản hồi, và thể hiện sự tin tưởng rằng họ sẽ có thể cải thiện.
Tóm tắt ý chính của việc phản hồi: Hãy tóm tắt thật ngắn gọn nội dung vừa trao đổi để đảm bảo không có sự hiểu lầm. Bạn hãy nhấn mạnh lại những kết quả, mục tiêu mà cả hai mong đợi. Ví dụ, bạn mong muốn đối phương chú ý về thời hạn hoàn thành công việc, đồng thời họ cũng mong muốn bạn hỗ trợ giải quyết các trở ngại trong quá trình làm việc.
Đưa ra mục tiêu cụ thể để cải thiện: Hãy đề xuất những phương án hành động tiếp theo và những mục tiêu cần đạt được. Ngoài ra, hãy cùng thống nhất một kế hoạch để đánh giá tiến trình thay đổi sau lần phản hồi hiện tại. Ví dụ, bạn có thể hẹn một cuộc gặp gỡ tiếp theo sau 3 tháng để cùng trao đổi về mức độ cải thiện những điều được phản hồi.
Duy trì việc hỗ trợ: Hãy đưa ra những đề xuất hỗ trợ nhân viên thay đổi và cung cấp những nguồn lực hỗ trợ giúp họ thay đổi. Ví dụ, bạn có thể đề xuất các khóa học cải thiện giao tiếp, dịch vụ coaching, chương trình chăm sóc nhân viên giúp họ cải thiện vấn đề. Hãy duy trì sự hỗ trợ bằng cách theo dõi và hỏi thăm họ định kỳ về tiến trình thay đổi.
Kết luận
Trong môi trường làm việc, việc đưa ra những lời phản hồi hiệu quả, mang tính xây dựng là một điều rất cần thiết cho sự phát triển của nhân viên và sự thịnh vượng của tổ chức.
Để việc phản hồi không trở thành lời công kích cá nhân, nhà lãnh đạo, nhà nhân sự, và mỗi cá nhân hãy thực hiện 4 bước phản hồi hiệu quả để có thể xây dựng văn hóa phản hồi lành mạnh, giảm thiểu stress trong nhân viên, và nuôi dưỡng đội ngũ gắn kết.
Nguồn tham khảo:
Bommelje, R. (2012). The listening circle: Using the SBI Model to enhance peer feedback. International Journal of Listening, 26(2), 67–70. https://doi.org/10.1080/10904018.2012.677667
Hardavella, G., Aamli-Gaagnat, A., Saad, N., Rousalova, I., & Sreter, K. B. (2017). How to give and receive feedback effectively. Breathe (Sheffield, England), 13(4), 327–333. https://doi.org/10.1183/20734735.009917
Indeed Editorial Team. (2023). 10 examples of constructive feedback in the workplace. https://www.indeed.com/career-advice/career-development/constructive-feedback-examples
Panel, E. (2020). Giving feedback? 15 ways to keep it constructive. https://www.forbes.com/sites/forbescoachescouncil/2020/06/18/giving-feedback-15-ways-to-keep-it-constructive/?sh=30416b88568c
Comments