7 Kỹ Năng Mềm Quan Trọng Trong Thời Đại AI

Trong thời đại chuyển đổi nhanh như hiện nay, việc đầu tư vào kỹ năng mềm cho nhân viên là một chiến lược then chốt tại các doanh nghiệp, điều này mang lại lợi thế cạnh tranh bền vững. Kỹ năng mềm không chỉ đơn thuần là các hành vi ứng xử, mà còn là nền tảng tâm lý giúp con người phát triển, hợp tác hiệu quả hơn và chủ động cũng như thích nghi với các xu hướng mới trong tương lai.

Dưới đây là 7 kỹ năng mềm cốt lõi mà mọi doanh nghiệp nên tập trung phát triển cho nhân viên của mình, được CareFor EAP tổng hợp và phân tích.

7 kỹ năng mềm cốt lõi tạo nên sự phát triển bền vững

1. Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp không chỉ đơn thuần là việc truyền đạt thông tin một chiều. Đó là một kỹ năng mềm cần thiết tiên quyết để xây dựng một đội ngũ gắn bó, thông qua việc trao đổi thông tin và lắng nghe, tiếp nhận hiệu quả, Một nhân viên có kỹ năng giao tiếp tốt có thể:

• Truyền đạt thông điệp rõ ràng: Giúp giảm thiểu hiểu lầm không đáng có và tăng hiệu suất làm việc khi các thông tin được truyển tải đúng trọng tâm.

• Hoà giải mâu thuẫn: Khả năng lắng nghe và thấu hiểu giúp tìm ra gốc rễ của mâu thuẫn, từ đó tìm được cách giải quyết sự hiểu lầm.

• Xây dựng mối quan hệ: Tạo sự tin tưởng và gắn kết với đồng nghiệp, đối tác và khách hàng.

2. Kỹ năng làm việc nhóm

Làm việc nhóm hiệu quả không phải là tổng hợp các cá nhân xuất sắc, mà là sự phối hợp nhịp nhàng để đạt được mục tiêu chung. Khả năng này dựa trên Nguyên tắc "Cộng hưởng xã hội" (Social Facilitation). Khi làm việc trong một tập thể, sự hiện diện của người khác có thể thúc đẩy hiệu suất và động lực. Một đội ngũ vững mạnh là khi sở hữu các thành viên có các yếu tố sau:

• Tinh thần trách nhiệm cao: Mỗi cá nhân hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong dự án.

• Tin tưởng lẫn nhau: Sự tin tưởng giúp các thành viên cởi mở chia sẻ ý tưởng và góp ý mang tính xây dựng.

Để tận dụng tối đa, các doanh nghiệp cần xây dựng sự an toàn về mặt tâm lý, nơi mọi thành viên cảm thấy thoải mái khi đóng góp và thử nghiệm ý tưởng mới.

3. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong một môi trường đầy biến động, nhân viên phải đối mặt với nhiều vấn đề bất ngờ xuất hiện. Do đó việc trang bị kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả và nhanh nhẹn là một chiến lược hợp lý cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả đòi hỏi các bước:

• Phân tích vấn đề: Tìm ra nguyên nhân gốc rễ thay vì chỉ xử lý tình huống nhất thời của vấn đề.

• Đưa ra giải pháp phù hợp: Khuyến khích nhân viên tự do nêu ý kiên để tìm kiếm các phương án hợp lý và đột phá.

• Sử dụng tư duy phản biện: Tự phản biện lại phương án bản thân đưa ra để tìm xem có lỗ hổng nào không, điều này giúp tăng độ uy tín cho giải pháp.

• Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Điều này giúp tránh đưa ra quyết định cảm tính và mang tính nhất thời, không bền vững trong tương lai.

Việc rèn luyện tư duy phản biện và kỹ năng giải quyết vấn đề giúp nhân viên có thể thích nghi tốt hơn với các chuyển đổi và sự cố bất ngờ. Ngoài ra, hai kỹ năng này hỗ trợ nhân viên xem xét vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau, từ đó đưa ra các quyết định khách quan và hiệu quả nhất cho dự án.

4. Kỹ năng thích nghi

Một nhân viên có khả năng thích nghi tốt sẽ không ngại thử thách, dễ dàng tiếp thu kiến thức mới và nhanh chóng hòa nhập với các thay đổi về công nghệ hay xu hướng phát triển mới.

Kỹ năng này có mối liên hệ mật thiết với Tư duy phát triển (Growth Mindset) của Carol Dweck. Thay vì tin rằng năng lực là cố định, người có tư duy phát triển tin rằng họ có thể học hỏi và tiến bộ qua từng ngày. Điều này giúp họ cởi mở với những thay đổi và xem thất bại như một cơ hội học tập, từ đó phát triển không ngừng.

Đọc thêm: Tư Duy Phát Triển Là Gì & Cách Xây Dựng Trong Doanh Nghiệp

5. Kỹ năng lãnh đạo

Lãnh đạo không chỉ dừng lại ở một chức danh, đó là một kỹ năng mềm cốt lõi mà nhân viên nào cũng cần được trang bị. Dựa trên mô hình lãnh đạo chuyển đổi (Transformational Leadership) ta có thể trang bị kỹ năng lãnh đạo cho nhân viên, thông qua quá trình tập trung vào việc tạo ra tầm nhìn, truyền cảm hứng và động lực, thúc đẩy nhân viên vượt qua giới hạn của bản thân để cống hiến cho mục tiêu chung của tổ chức.

Để sở hữu kỹ năng này, các nhân viên cần có khả năng:

• Truyền cảm hứng: Khơi dậy động lực và nhiệt huyết cho đồng nghiệp.

• Chủ động: Đứng ra nhận trách nhiệm và dẫn dắt các dự án phù hợp với năng lực bản thân.

• Động viên và phát triển: Sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp trong công việc để cùng nhau phát triển.

• Mô hình lãnh đạo chuyển đổi (Transformational Leadership) là một ví dụ điển hình. Mô hình này tập trung vào việc tạo ra tầm nhìn, truyền cảm hứng và động lực, thúc đẩy nhân viên vượt qua giới hạn của bản thân để cống hiến cho mục tiêu chung của tổ chức.

6. Kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian hiệu quả giúp nhân viên làm việc hiệu quả, giảm tình trạng công việc tồn đọng và cân bằng giữa công việc với cuộc sống cá nhân. Kỹ năng này bao gồm:

• Ưu tiên công việc: Sử dụng các ma trận như Eisenhower (Quan trọng/Khẩn cấp) để xác định nhiệm vụ trọng yếu, từ đó ưu tiên các công việc quan trọng để tối ưu hóa thời gian.

• Phân bổ thời gian: Phân chia các nhiệm vụ lớn thành những phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn

• Giảm thiểu xao nhãng: Tập trung cao độ vào từng nhiệm vụ.

7. Kỹ năng quản lý stress (Stress Management)

Kỹ năng quản lý stress không chỉ giúp nhân viên đối phó với những căng thẳng hàng ngày, mà còn là yếu tố quyết định để duy trì sự tập trung, hiệu suất và giảm tình trạng kiệt sức khi làm việc.

Kỹ năng này có mối liên hệ mật thiết với khái niệm Sức bền tâm lý (Psychological Resilience), đây là khả năng của một cá nhân có thể phục hồi và thích nghi tốt trước những khó khăn, thách thức, và áp lực. Một người có sức bền tâm lý tốt sẽ nhìn nhận áp lực không phải là mối đe dọa, mà là cơ hội để học hỏi và trở nên mạnh mẽ hơn.

Kỹ năng này bao gồm:

• Nhận biết và chấp nhận: Hiểu rõ các dấu hiệu của stress (căng thẳng, mệt mỏi, khó tập trung, cáu gắt...) và chấp nhận rằng đây là một phản ứng tự nhiên của cơ thể.

• Xây dựng cơ chế đối phó lành mạnh: Thay vì tìm đến những cách giải tỏa tiêu cực (như làm việc quá sức), nhân viên cần học các phương pháp tích cực như tập thể dục, thiền định, dành thời gian cho sở thích cá nhân hoặc kết nối với bạn bè.

• Thiết lập ranh giới: Học cách từ chối những yêu cầu không hợp lý, cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân để đảm bảo sức khỏe tinh thần.

Khi doanh nghiệp đầu tư vào việc phát triển kỹ năng này, họ không chỉ giúp nhân viên vượt qua những giai đoạn khó khăn mà còn xây dựng một đội ngũ có khả năng phục hồi cao, sẵn sàng đương đầu với mọi biến cố. Điều này tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi nhân viên cảm thấy được hỗ trợ, và theo Chính phủ miền Nam nước Úc, làm việc trong môi trường lành mạnh sẽ giúp năng suất nhân viên tăng gấp 3, giảm 50% tổn thương về mọi mặt và gắn bó gấp 5 lần với doanh nghiệp (Healthy Workplaces, 2023)

Giải pháp phát triển kỹ năng mềm trong doanh nghiệp

Để giúp nhân viên phát triển các kỹ năng mềm thiết yếu, các doanh nghiệp có thể áp dụng những giải pháp cụ thể sau:

• Tổ chức các buổi đào tạo chuyên sâu: Mời các chuyên gia tâm lý học, các diễn giả có kinh nghiệm để tổ chức các buổi workshop, khóa học về giao tiếp, lãnh đạo, giải quyết vấn đề. Những khóa học này nên kết hợp lý thuyết với các bài tập thực hành, đóng vai (role-playing) để nhân viên có thể áp dụng ngay.

• Xây dựng chương trình cố vấn (mentoring): Ghép cặp nhân viên mới với các quản lý hoặc nhân viên kỳ cựu. Người cố vấn sẽ giúp nhân viên mới định hướng, chia sẻ kinh nghiệm và hướng dẫn họ cách ứng xử trong các tình huống thực tế, từ đó phát triển các kỹ năng mềm một cách tự nhiên.

• Tạo điều kiện cho các dự án cần làm việc nhóm: Giao các dự án đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban. Điều này buộc nhân viên phải rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm, giao tiếp và giải quyết vấn đề.

• Khuyến khích nhân viên đưa ra phản hồi trong các dự án: Xây dựng môi trường nơi mọi người có thể đưa ra và tiếp nhận phản hồi một cách cởi mở và mang tính xây dựng. Điều này giúp nhân viên tự nhận thức về điểm mạnh, điểm yếu và liên tục cải thiện bản thân.

• Áp dụng các bài kiểm tra tâm lý: Sử dụng các công cụ đánh giá như MBTI, DISC để giúp nhân viên hiểu rõ hơn về tính cách, phong cách làm việc của mình và của đồng nghiệp. Từ đó, họ có thể điều chỉnh cách giao tiếp và hợp tác hiệu quả hơn.

Kết Luận

Đầu tư vào phát triển kỹ năng mềm là một quyết định chiến lược, mang lại lợi ích lâu dài cho cả cá nhân và tổ chức. Đây là cách tốt nhất để đảm bảo sự phát triển bền vững và thịnh vượng cho doanh nghiệp của bạn.