Trong giao tiếp, kỹ năng phản hồi hiệu quả giúp bạn ghi nhận điểm mạnh, điểm yếu, và thúc đẩy sự tiến bộ ở người nghe. Việc phản hồi hiệu quả không chỉ giúp tạo điều kiện cho sự phát triển của người nghe, mà còn giúp củng cố mối quan hệ song phương.
Trong môi trường doanh nghiệp, sự phản hồi hiệu quả giúp lãnh đạo hỗ trợ nhân viên, kiến tạo đội ngũ gắn kết, xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, cải thiện sức khỏe tinh thần cho doanh nghiệp, và thúc đẩy hiệu suất làm việc của cả tổ chức.
Bài viết này đề cập đến những phương pháp phản hồi hiệu quả, bao gồm đưa ra phản hồi, lựa chọn thời điểm phù hợp, sử dụng ngôn ngữ phù hợp, và xử lý những phản hồi tiêu cực trong môi trường công sở.
Vai Trò Của Phản Hồi Hiệu Quả Đối Với Sự An Toàn Về Tâm Lý
Việc phản hồi một cách hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng môi trường an toàn về tâm lý, nơi nhân viên có thể thoải mái thể hiện bản thân, đưa ra ý kiến, hoặc thừa nhận sai lầm mà không sợ bị phán xét, chế giễu, hay trừng phạt (Kahn, 1990).
Phản hồi hiệu quả giúp củng cố sự an toàn về tâm lý, trong khi phản hồi thiếu chuyên nghiệp, thiếu tôn trọng có thể dẫn đến sự tự ti, tình trạng stress trong nhân viên, và cảm giác thiếu an toàn (Walumbwa & Schaubroeck, 2009).
Trong bối cảnh doanh nghiệp, việc phản hồi hiệu quả và xây dựng sự an toàn về tâm lý giúp nhân viên thoải mái đưa ra ý tưởng mới, đặt câu hỏi, chia sẻ những sai lầm để học hỏi, cũng như cùng nhau tìm giải pháp (Edmondson, 1999). Điều này giúp lãnh đạo chăm sóc đội nhóm, tăng cường hiệu quả làm việc, và xây dựng đội ngũ gắn kết.
Các Bước Chuẩn Bị Cho Việc Phản Hồi Hiệu Quả
Để đưa ra phản hồi một cách hiệu quả, trước tiên bạn cần thực hiện các bước chuẩn bị sau:
Xác định mục tiêu của phản hồi: Đầu tiên, bạn cần xác định rõ mục tiêu của việc phản hồi. Bạn mong muốn người nghe thay đổi hành vi hay bạn mong muốn họ tiếp tục duy trì những gì đã làm tốt? Ví dụ, nếu bạn muốn đồng nghiệp cải thiện giao tiếp, vậy mục tiêu của việc phản hồi sẽ là hướng dẫn họ cải thiện những điểm chưa tốt trong cách giao tiếp hiện tại.
Chọn thời điểm phù hợp: Tiếp theo, bạn cần xác định thời điểm phù hợp để đưa ra phản hồi. Bạn không nên đưa ra phản hồi tiêu cực khi đồng nghiệp đang bận rộn, căng thẳng, hoặc không thoải mái, bởi điều này sẽ dễ gây ra xung đột không đáng có (Goleman, 1998). Hãy lựa chọn thời điểm thích hợp và tạo không gian thoải mái để người nghe có thể tiếp nhận phản hồi một cách hiệu quả.
Sử dụng ngôn ngữ phù hợp: Cuối cùng, bạn hãy lưu ý sử dụng ngôn ngữ phù hợp khi đưa ra phản hồi. Hãy tránh sử dụng ngôn ngữ tiêu cực, mang tính công kích, hoặc những từ ngữ mang tính phán xét. Bạn nên sử dụng ngôn ngữ tích cực, cụ thể, rõ ràng, và mang tính xây dựng.
Những Phương Pháp Để Đưa Ra Phản Hồi Tích Cực
Việc đưa ra những phản hồi tích cực một cách hiệu quả giúp người nghe cảm thấy được khích lệ và tôn trọng. Sau đây là một số phương pháp giúp bạn ghi nhận những thành tựu của đồng nghiệp và đưa ra những phản hồi tích cực:
Nêu rõ điểm mạnh và những gì họ đã làm tốt: Hãy bắt đầu việc phản hồi bằng cách khẳng định những điểm mạnh và thành tích mà đồng nghiệp đã đạt được. Điều này giúp họ cảm thấy được trân trọng và sẵn sàng tiếp nhận những thông tin tiếp theo (Fredrickson, 2001).
Sử dụng ví dụ cụ thể: Trong quá trình phản hồi, bạn hãy cung cấp những ví dụ cụ thể về những điểm mạnh của đồng nghiệp. Bạn hãy kể về một tình huống cụ thể mà họ đã làm tốt và nêu rõ những hành vi họ đã thực hiện. Điều này giúp họ nhìn nhận điểm mạnh của bản thân và hiểu rõ cách thức để phát huy những điểm mạnh đó.
Kết thúc bằng lời khích lệ và động viên: Kết thúc quá trình phản hồi, bạn hãy đưa ra những lời khích lệ, động viên. Việc thường xuyên nói lời động viên giúp đồng nghiệp cảm thấy được hỗ trợ, tin tưởng, đồng thời giúp gắn kết đội ngũ và xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực.
Những Phương Pháp Để Đưa Ra Phản Hồi Tiêu Cực
Đôi khi việc đưa ra những phản hồi tiêu cực là cần thiết để giúp đồng nghiệp nhận thức được những điều cần cải thiện và giúp họ phát triển bản thân. Để phản hồi tiêu cực một cách hiệu quả, bạn hãy thực hiện những phương pháp sau:
Tập trung vào hành vi, không công kích cá nhân: Khi đưa ra phản hồi tiêu cực, bạn chỉ nên tập trung vào những hành vi hoặc kết quả cụ thể cần được cải thiện. Bạn không nên tấn công vào tính cách hay năng lực của đồng nghiệp, bởi điều này sẽ khiến họ cảm thấy bị đe dọa, từ đó họ sẽ trở nên phòng thủ và khó thay đổi hành vi (Stone & Heen, 2014).
Nêu cụ thể những điểm cần cải thiện (Bandura, 1986): Để phản hồi tiêu cực một cách hiệu quả, bạn hãy nêu cụ thể những điểm đồng nghiệp cần cải thiện và giải thích rõ lý do. Ví dụ, thay vì phản hồi rằng "Bạn cần cải thiện kỹ năng giao tiếp", bạn hãy nêu rõ "Bạn cần tránh sử dụng những từ ngữ mơ hồ để phần thuyết trình được mạch lạc".
Cung cấp những giải pháp cụ thể: Ngoài việc chỉ ra điểm cần khắc phục, bạn cũng nên đưa ra những giải pháp khả thi để giúp đồng nghiệp khắc phục vấn đề. Ví dụ, bạn có thể đề xuất những tài liệu tham khảo, khóa học, dịch vụ coaching, hoặc những phương pháp cụ thể để cải thiện giao tiếp.
Kết Luận
Việc phản hồi hiệu quả giúp tạo ra sự an toàn về tâm lý, xây dựng nền tảng vững chắc cho lòng tin và sự tôn trọng lẫn nhau trong đội ngũ. Thông qua việc phản hồi hiệu quả, nhân viên sẽ nhận biết điểm mạnh, điểm yếu của bản thân, và hiểu rõ cách thức để nâng cao năng lực.
Ngoài ra, việc phản hồi cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự hợp tác và xây dựng đội ngũ gắn kết. Khi các cá nhân trong đội nhóm được khuyến khích đưa ra ý kiến, chia sẻ kinh nghiệm, và nhận được phản hồi hiệu quả, họ sẽ cảm thấy được khích lệ, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Trích dẫn
Bandura, A. (1986). Social Foundations of Thought and Action: A Social Cognitive Theory. Prentice-Hall
Edmondson, A. C. (1999). Psychological Safety and Learning Behavior in Work Teams. Administrative Science Quarterly, 44(2), 350-383.
Fredrickson, B. L. (2001). The role of positive emotions in positive psychology: The broaden-and-build theory of positive emotions. American Psychologist, 56(3), 218-226.
Goleman, D. (1998). Emotional Intelligence: Why It Can Matter More Than IQ. Bantam Book
Kahn, W. A. (1990). Psychological conditions of personal engagement and disengagement at work. Academy of Management Journal the Academy of Management Journal, 33(4), 692–724. https://doi.org/10.5465/256287
Stone, D., & Heen, S. (2014). Thanks for the Feedback: The Science and Art of Receiving Feedback Well. Penguin Books.
Walumbwa, F. O., & Schaubroeck, J. (2009). Leader personality traits and employee voice behavior: Mediating roles of ethical leadership and work group psychological safety. Journal of Applied Psychology, 94(5), 1275-1286.
Comments