Việc phản hồi hiệu quả đóng vai trò then chốt trong sự phát triển của cá nhân và tổ chức. Để phản hồi hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình phản hồi traffic light. Mô hình này chuẩn hóa ngôn ngữ phản hồi dựa trên màu sắc của đèn giao thông, đã được ứng dụng hiệu quả và rộng rãi tại nhiều tổ chức quốc tế.
Khi sử dụng mô hình traffic light trong việc phản hồi, doanh nghiệp có thể tập trung đánh giá cả điểm mạnh lẫn điểm yếu của nhân viên, giúp nhìn nhận rõ về hiệu suất làm việc và sự phát triển của họ. Bài viết này đề xuất những phương pháp ứng dụng mô hình phản hồi traffic light trong việc quản lý nguồn nhân lực.
Mô Hình Phản Hồi Traffic Light
Mô hình phản hồi traffic light phân loại phản hồi thành ba nhóm, tượng trưng cho ba màu của đèn giao thông:
Đèn đỏ (dừng): Đèn đỏ chỉ những hành động hoặc thói quen mà người nhận phản hồi cần chấm dứt vì chúng không hiệu quả hoặc gây ra vấn đề. Ví dụ, hành vi đi làm muộn, trễ thời hạn công việc, gửi sai thông tin email.
Đèn vàng (giữ): Đèn vàng chỉ những điểm mạnh mà người nhận phản hồi đang thể hiện tốt và cần tiếp tục duy trì. Ví dụ, hành vi chủ động phân tích hướng giải quyết vấn đề, đưa ra những phản hồi tích cực cho đồng đội, hoặc sáng tạo các tính năng mới có hiệu suất cao.
Đèn xanh (bắt đầu): Đèn xanh chỉ những hành vi mới mà người nhận phản hồi cần bắt đầu để nâng cao hiệu suất làm việc. Ví dụ, bắt đầu thói quen bật hình ảnh khi tham gia cuộc họp online, áp dụng việc kiểm tra tự động để đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi phát hành, bắt đầu hợp tác với đồng nghiệp để nâng cao hiệu suất.
Lợi Ích Của Việc Sử Dụng Mô Hình Phản Hồi Traffic Light
Hệ thống phản hồi traffic light giúp quản lý cung cấp phản hồi có cấu trúc, kết hợp giữa phản hồi tích cực và góp ý xây dựng. Các nghiên cứu tâm lý tổ chức đã chứng minh rằng mô hình phản hồi này góp phần giảm stress cho nhân viên, tăng động lực, và giúp họ dễ dàng đón nhận phản hồi.
Nhà quản lý cũng có thể áp dụng nhiều màu đèn giao thông khác nhau trong cùng một phản hồi. Ví dụ, bạn có thể nói “Em đã làm tốt phần A (đèn vàng). Tuy nhiên, phần B còn nhiều sai sót (đèn đỏ), lần sau em nên tập thói quen kiểm tra lại trước khi nộp (đèn xanh).
Các Bước Phản Hồi Theo Mô Hình Traffic Light
Để thực hiện phản hồi hiệu quả, sau đây là các bước giúp nhà quản lý sử dụng mô hình traffic light trong việc phản hồi:
Bước 1. Xây dựng bối cảnh: Nhà quản lý hãy xây dựng bối cảnh cho việc phản hồi, bao gồm mục đích, lý do phản hồi. Hãy giải thích mô hình traffic light và hướng dẫn áp dụng mô hình này vào các cuộc thảo luận, đồng thời nhấn mạnh mục tiêu phản hồi là sự phát triển tích cực.
Bước 2. Bắt đầu với đèn vàng và đèn xanh: Hãy bắt đầu bằng việc công nhận những điểm mạnh của nhân viên (đèn vàng) và thảo luận về các lĩnh vực cần phát triển hơn nữa (đèn xanh). Điều này giúp nhân viên trở nên lạc quan hơn và sẵn sàng lắng nghe phản hồi xây dựng.
Bước 3. Chia sẻ phản hồi đèn đỏ: Hãy mô tả các khía cạnh cần cải thiện và cung cấp các tình huống, ví dụ cụ thể. Trong quá trình này, nhà lãnh đạo cần quản lý cơn tức giận, duy trì thái độ bình tĩnh, và đảm bảo sự khách quan. Điều này giúp nhân viên dễ dàng tiếp nhận những phản hồi đèn đỏ mang tính góp ý.
Bước 4: Thảo luận kế hoạch và bước tiếp theo: Nhà quản lý hãy hợp tác với nhân viên trong việc tạo ra kế hoạch phát triển dựa trên phản hồi. Hãy đề xuất và cung cấp những nguồn lực hỗ trợ nhân viên như các chương trình EAP, coaching, khóa học cải thiện giao tiếp. Điều này giúp việc cải thiện hành vi trở nên khả thi và giúp nhân viên cảm thấy được hỗ trợ.
Bước 5: Bày tỏ sự khích lệ: Hãy kết thúc phiên phản hồi bằng một lời động viên, đồng thời thể hiện niềm tin về sự tiến triển của nhân viên trong tương lai. Ngoài ra, hãy tóm tắt những ý chính đã nêu trong phiên phản hồi, bao gồm các phản hồi đèn xanh, đèn vàng, và đèn đỏ.
Ứng Dụng Mô Hình Traffic Light Trong Quản Trị Nguồn Nhân Lực
Việc phản hồi khách quan và hiệu quả là một trong những chiến lược mà doanh nghiệp cần áp dụng. Doanh nghiệp hãy xây dựng văn hóa phản hồi lành mạnh dựa trên mô hình phản hồi traffic light, qua một số bước triển khai chính như sau:
Xây dựng quy trình chuẩn: Nhà nhân sự cần hướng dẫn cho đội ngũ về cách sử dụng ba màu traffic light trong phản hồi. Hãy quy định rõ trường hợp nào nên sử dụng màu nào để đảm bảo tính nhất quán.
Đào tạo kỹ năng cho người phản hồi: Tổ chức hãy thực hiện các chương trình đào tạo để nhân viên hiểu và thành thạo cách dùng ba màu phản hồi theo quy trình. Đặc biệt, tổ chức nên ưu tiên đào tạo các nhà quản lý về phương pháp phản hồi traffic light để giúp họ chăm sóc đội nhóm và hỗ trợ nhân viên hiệu quả.
Điều chỉnh cho phù hợp văn hóa: Tổ chức cũng cần lưu ý đến những điểm khác biệt trong ngôn ngữ và văn hóa của từng quốc gia, vùng miền. Khi áp dụng phương pháp phản hồi traffic light, doanh nghiệp cần điều chỉnh cách diễn đạt cho phù hợp với văn hóa địa phương và văn hóa doanh nghiệp, nhưng vẫn đảm bảo được nội dung chính của mỗi màu.
Đo lường sự hài lòng và phản hồi: Tổ chức hãy thực hiện khảo sát định kỳ để đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên về chất lượng phản hồi. Dựa trên đó, lãnh đạo có thể điều chỉnh quy trình cho phù hợp với từng đội nhóm.
Kết Luận
Mô hình phản hồi traffic light là một công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp trong việc hỗ trợ nhân viên phát triển năng lực. Phương pháp này giúp chuẩn hóa cách thức phản hồi, khiến thông tin được truyền đạt ngắn gọn, rõ ràng, và dễ hiểu.
Phương pháp phản hồi traffic light giúp cả người phản hồi và người nhận nhìn nhận rõ ràng điểm mạnh, điểm yếu, từ đó phát triển bản thân và nâng cao năng suất. Việc áp dụng phương pháp này chẳng những giúp tổ chức nâng cao hiệu suất, mà còn giảm thiểu những xung đột không đáng có, tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ và nâng cao sức khỏe tinh thần cho doanh nghiệp.
Nguồn tham khảo:
Jones, R. J., Woods, S. A., & Guillaume, Y. R. (2016). The effectiveness of workplace coaching: A meta-analysis of learning and performance outcomes from coaching. Journal of Occupational and Organizational Psychology, 89(2), 249-277.
Orth, C. D., Wilkinson, H. E., & Benfari, R. C. (1987). The manager's role as coach and mentor. Organizational Dynamics, 15(4), 66-74.
Park, S., McLean, G. N., & Yang, B. (2008). Revision and validation of an instrument measuring managerial coaching skills in organizations. Online Submission.
Zinsser, W. (2006). On writing well: The classic guide to writing nonfiction. Harper Perennial.
Comments