Trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ, hình thức làm việc từ xa đã trở thành một phần không thể thiếu trong nhiều tổ chức. Do đó, các nhà lãnh đạo ngày càng quan tâm đến các cách quản lý nhân viên từ xa giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc, đồng thời duy trì sự gắn kết, và gia tăng động lực làm việc của đội ngũ.
Bài viết này cung cấp 5 bước thiết thực giúp nhà lãnh đạo quản lý nhân viên từ xa để nâng cao hiệu suất và đem lại sự phát triển thịnh vượng cho tổ chức.
Tầm Quan Trọng Của Cách Quản Lý Nhân Viên Từ Xa
Các tổ chức đang ngày một quan tâm đến cách quản lý nhân viên từ xa, bởi hình thức làm việc trực tuyến dần trở nên phổ biến kể từ sau đại dịch. Nghiên cứu cho thấy, khi tổ chức quản lý nhân viên từ xa hiệu quả, những khía cạnh như năng suất, động lực làm việc, cũng như sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên đều được cải thiện đáng kể (Beckel & Fisher, 2022).
Tuy nhiên, việc quản lý nhân viên từ xa cũng gặp một số thách thức phổ biến như sau (Larson et al., 2020):
Thiếu sự giám sát trực tiếp: Một thách thức lớn trong cách quản lý nhân viên từ xa là việc thiếu hụt sự giám sát trực tiếp. Điều này làm gia tăng stress trong lãnh đạo bởi những lo lắng về hiệu suất, đồng thời dẫn đến stress trong nhân viên khi thiếu sự hỗ trợ trực tiếp.
Cản trở giao tiếp: Thách thức tiếp theo của cách quản lý nhân viên từ xa là những rào cản trong hình thức giao tiếp trực tuyến. Điều này dễ dẫn đến những hiểu lầm trong giao tiếp, gây xung đột đội ngũ, giảm thiểu sự gắn kết, và ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tinh thần của nhân viên.
Gia tăng cảm giác cô đơn: Việc thiếu những cơ hội gặp gỡ đồng nghiệp trực tiếp cũng có thể dẫn đến cảm giác cô đơn và tình trạng thiếu gắn bó với tổ chức. Do vậy, các chương trình chăm sóc nhân viên và gia tăng mức độ gắn kết là một phần không thể thiếu trong cách quản lý nhân viên từ xa.
Cách Quản Lý Nhân Viên Từ Xa Thông Qua 5 Bước
Dựa trên nghiên cứu của Pianese và cộng sự (2023), sau đây là cách quản lý nhân viên từ xa thông qua 5 bước:
Bước 1: Quản lý nhân viên từ xa thông qua hiệu suất
Đặt ra các chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs): Xác định rõ mục tiêu công việc thông qua các chỉ số đo lường hiệu suất. Điều này khiến nhân viên trở nên lạc quan hơn trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ.
Kiểm tra tiến độ định kỳ: Lên kế hoạch kiểm tra tiến độ định kỳ để nắm bắt công việc là một cách quản lý nhân viên từ xa. Tuy nhiên, nhà lãnh đạo cũng nên tránh giám sát quá thường xuyên. Điều này khiến nhân viên cảm thấy được tin tưởng và giúp họ gia tăng động lực làm việc.
Đánh giá dựa trên kết quả: Hãy đánh giá hiệu quả công việc dựa trên hiệu suất. Các mục tiêu hiệu suất này cần đảm bảo tính rõ ràng, công bằng, và có thể đo lường được. Đây là một cách quản lý nhân viên từ xa hiệu quả, giúp lãnh đạo nuôi dưỡng văn hóa phản hồi lành mạnh và góp phần hỗ trợ nhân viên phát triển bản thân.
Bước 2: Xây dựng các nguồn lực hỗ trợ nhân viên
Cung cấp tài nguyên làm việc trực tuyến: Các công cụ làm việc trực tuyến sẽ hỗ trợ lãnh đạo trong cách quản lý nhân viên từ xa. Hãy đảm bảo nhân viên có đầy đủ các công cụ cần thiết như phần mềm quản lý dự án, nền tảng giao tiếp trực tuyến, hoặc thiết bị làm việc như máy tính xách tay hoặc tai nghe chất lượng, giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Đào tạo kỹ năng làm việc từ xa: Hãy cung cấp các khóa đào tạo hoặc chương trình coaching cho nhân viên để giúp họ phát triẻn các kỹ năng như quản lý thời gian, cải thiện giao tiếp, hoặc tự chăm sóc bản thân khi làm việc từ xa.
Xây dựng đội ngũ gắn kết: Để cải thiện cách quản lý nhân viên từ xa, lãnh đạo hãy tổ chức những buổi gặp gỡ định kỳ cho đội ngũ. Điều này giúp lãnh đạo chăm sóc đội nhóm hiệu quả, đồng thời hỗ trợ nhân viên giảm thiểu tình trạng cô đơn và gia tăng cảm giác gắn kết với tổ chức.
Bước 4: Sử dụng công nghệ để cải thiện giao tiếp
Tận dụng công cụ trực tuyến: Hãy sử dụng các công cụ trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams, Slack, giúp cải thiện giao tiếp trong đội ngũ. Điều này góp phần tránh những xung đột không đáng có, nâng cao hiệu suất, và cải thiện sức khỏe tinh thần cho nhân viên.
Hướng dẫn nhân viên sử dụng công cụ: Việc tận dụng công cụ trực tuyến giúp gia tăng hiệu quả của cách quản lý nhân viên từ xa. Hãy đảm bảo mỗi thành viên đều hiểu rõ cách sử dụng các công cụ và ứng dụng công nghệ một cách tối ưu. Điều này giúp nhân viên trở nên lạc quan hơn với việc sử dụng các công cụ trực tuyến.
Tạo không gian làm việc chung: Không gian làm việc trực tuyến là một yếu tố không thể thiếu của cách quản lý nhân viên từ xa. Hãy tận dụng các nền tảng cộng tác trực tuyến để mọi thành viên có thể làm việc cùng nhau, chia sẻ tiến độ, và dễ dàng phản hồi tích cực.
Bước 5: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp an toàn về tâm lý
Giao tiếp minh bạch và nhất quán: Khía cạnh giao tiếp là một yếu tố quan trọng trong cách quản lý nhân viên từ xa. Hãy giao tiếp rõ ràng, trung thực và nhất quán. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu công việc, từ đó giảm thiểu nguy cơ burn-out trong quá trình làm việc từ xa.
Thấu hiểu và linh hoạt hỗ trợ nhân viên: Hãy quan tâm đến các khó khăn mà nhân viên gặp phải trong công việc và cuộc sống khi làm việc từ xa. Từ đó, các chương trình chăm sóc nhân viên cần linh hoạt giải quyết những khó khăn này để giảm thiểu stress trong nhân viên. Điều này giúp nhà lãnh đạo cải thiện cách quản lý nhân viên từ xa.
Khuyến khích sự chia sẻ: Hãy tạo các cơ hội để nhân viên giải phóng cảm xúc, chia sẻ những khó khăn, và đưa ra những kỳ vọng cho sự nghiệp cá nhân. Điều này giúp xây dựng đội ngũ gắn kết và tạo ra môi trường làm việc dựa trên sự tin tưởng, thấu cảm và hỗ trợ.
Kết Luận
Trong môi trường làm việc hiện đại, việc áp dụng các cách quản lý nhân viên từ xa hiệu quả giúp tổ chức tối ưu hóa hiệu suất công việc, xây dựng văn hóa doanh nghiệp linh hoạt, và thúc đẩy động lực cho nhân viên.
Do đó, việc đầu tư vào những chiến lược quản lý từ xa như quản lý bằng hiệu suất, xây dựng các nguồn lực hỗ trợ, tận dụng các công cụ trực tuyến, cũng như nuôi dưỡng sự an toàn về tâm lý sẽ giúp tổ chức cải thiện hiệu suất cá nhân và hướng đến sự phát triển thịnh vượng.
Nguồn tham khảo:
Beckel, J. L. O., & Fisher, G. G. (2022). Telework and Worker Health and Well-Being: A Review and Recommendations for Research and Practice. International journal of environmental research and public health, 19(7), 3879. https://doi.org/10.3390/ijerph19073879
Larson, B. Z., Vroman, S. R., & Makarius, E. E. (2020). A Guide to Managing Your (Newly) Remote Workers. https://hbr.org/2020/03/a-guide-to-managing-your-newly-remote-workers
Pianese, T., Errichiello, L., & Cunha, J. V. (2023). Organizational control in the context of remote working: A synthesis of empirical findings and a research agenda. European Management Review, 20(2), 327–346. https://doi.org/10.1111/emre.12515
Comments